Електронний класний журнал: особливості ведення документа ділової документації  закладу освіти

8 серпня 2022 року МОН затвердив Інструкцію щодо ведення ділової документації у школах в електронній формі, що покликано спростити діловодство та дозволити педагогічним працівникам зручно в будь-який час та з будь-якого місця заповнювати такий журнал та зберегти інформацію.

Відповідно до Інструкції ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі запроваджується з метою:

• вдосконалення управління закладом освіти через автоматизацію одержання, обробки та зберігання інформації та документів у електронній формі;
• забезпечення оперативності, достовірності та цілісності інформації, що використовується в освітній діяльності;
• організації освітнього процесу з використанням технологій дистанційного навчання та відстеження результатів навчання;
• спрощення ведення ділової документації в закладі освіти, зменшення витрат часу на її ведення;
• забезпечення органів управління у сфері освіти оперативною та актуальною інформацією про діяльність закладів освіти для прийняття управлінських рішень.

Так в закладі освіти в електронній формі створюються та ведуться наступні документи:

• класний журнал для I – IV класів;
• класний журнал для V – XI (XII) класів;
• журнал обліку пропущених і замінених уроків;
• журнали здобувачів освіти, які здобувають загальну середню освіту за індивідуальною формою;
• журнал факультативних та гурткових занять;
• журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності;
• особові справи здобувачів освіти;
• алфавітна книга здобувачів освіти;
• особова справа педагогічного працівника;
• журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;
• накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням);
• річний план роботи закладу освіти;
• розклад навчальних занять;
• свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо.

Електронний класний журнал – окремий електронний документ ділової документації закладу освіти, у якому фіксуються результати навчальних досягнень здобувачів освіти, відвідування ними занять, стан виконання навчальних програм тощо.

Електронний класний журнал може бути реалізований як окрема електронна освітня інформаційна система (ОІС) або як її функціональний модуль програмно-апаратного комплексу “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту”

Електронний класний журнал використовується для:

• зберігання даних про навчальні досягнення здобувачів освіти;
• автоматизації обліку та контролю освітнього процесу;
• одержання, обробки та зберігання даних для автоматизації ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі;
• оперативного доступу до інформації учасниками освітнього процесу про рівень навчальних досягнень із різних предметів, відвідуваність і домашні завдання;
• забезпечення можливості дистанційного прямого та оперативного інформування учасників освітнього процесу.

Інформація до електронного класного журналу вноситься українською мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки та спеціальних символів.

У разі потреби, електронний класний журнал та інші документи генеруються засобами освітньої інформаційної системи у формі електронного документа шляхом вивантаження даних у форматах pdf, csv, xlsx або іншому зчитуваному форматі на вибір особи, яка зробила до системи запит щодо вивантаження.

Після завершення навчального року та внесення відповідних записів у електронний класний журнал, директор закладу освіти або уповноважена ним особа накладає електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.