Электронный классный журнал: особенности ведения документа деловой документации школы

8 августа 2022 г. МОН утвердил Инструкцию по ведению деловой документации в школах в электронной форме, что призвано упростить делопроизводство и позволить педагогическим работникам удобно в любое время и с любого места заполнять такой журнал и сохранить информацию.

В соответствии с Инструкцией по ведению деловой документации учебного заведения в электронной форме вводится с целью:

• совершенствование управления учебным заведением через автоматизацию получения, обработки и хранения информации и документов в электронной форме;
• обеспечение оперативности, достоверности и целостности информации, используемой в образовательной деятельности;
• организации образовательного процесса с использованием технологий дистанционного обучения и отслеживания результатов обучения;
• упрощение ведения деловой документации в учебном заведении, уменьшение затрат времени на ее ведение;
• обеспечение органов управления в сфере образования оперативной и актуальной информацией о деятельности учебных заведений для принятия управленческих решений.

Так в учебном заведении в электронной форме создаются и ведутся следующие документы:

• классный журнал для I – IV классов;
• классный журнал для V – XI(XII) классов;
• журнал учета пропущенных и замененных уроков;
• журналы соискателей образования, получающих общее среднее образование по индивидуальной форме;
• журнал факультативных и кружковых занятий;
• журнал регистрации инструктажей по охране труда и безопасности жизнедеятельности;
• личные дела соискателей образования;
• алфавитная книга соискателей образования;
• личное дело педагогического работника;
• журнал регистрации приказов движения соискателей образования;
• приказы руководителя по кадровым вопросам личного состава временного хранения (о командировке, взыскании, предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением);
• годовой план работы учебного заведения;
• расписание учебных занятий;
• свидетельства достижений соискателей образования и т.п.

Электронный классный журнал – отдельный электронный документ деловой документации учебного заведения, в котором фиксируются результаты учебных достижений соискателей образования, посещение ими занятий, состояние выполнения учебных программ.

Электронный классный журнал может быть реализован как отдельная электронная образовательная информационная система (ОИС) или ее функциональный модуль программно-аппаратного комплекса “Автоматизированный информационный комплекс образовательного менеджмента”

Электронный классный журнал используется для:

• хранение данных об учебных достижениях соискателей образования;
• автоматизации учета и контроля образовательного процесса;
• получение, обработки и хранение данных для автоматизации ведения деловой документации учебного заведения в электронной форме;
• оперативный доступ к информации участниками образовательного процесса об уровне учебных достижений по различным предметам, посещаемость и домашние задания;
• обеспечение возможности дистанционного прямого и оперативного информирования участников образовательного процесса.

Информация в электронный классный журнал вносится на украинский язык, за исключением данных, требующих использования букв латинского алфавита и специальных символов.

В случае необходимости электронный классный журнал и другие документы генерируются средствами образовательной информационной системы в форме электронного документа путем выгрузки данных в форматах pdf, csv, xlsx или другом считываемом формате по выбору лица, которое запросило выгрузку.

После завершения учебного года и внесения соответствующих записей в электронный классный журнал, директор учебного заведения или уполномоченное им лицо налагает электронную подпись, основанную на квалифицированном сертификате электронной подписи.